Von Petra Oberhofer   Quelle: http://www.business-wissen.de

Assistenten der Geschäftsführung gibt es nahezu in allen Branchen, vor allem in sehr großen Unternehmen oder Konzernen. Daher können die Aufgaben des Assistenten sehr unterschiedlich sein. Manche übernehmen vor allem Sekretariats- und Organisationsaufgaben wie Postbearbeitung, Termin- und Reiseplanung, Gästebetreuung, Ablage- und Dokumentenmanagement. Diese erledigen sie auf hohem Niveau und mit viel Engagement. Andere Assistenten unterstützen die Geschäftsführung auch inhaltlich und beraten ihre Vorgesetzten.

Persönliche Assistenten des Vorstands oder der Geschäftsleitung sind zwar selbst keine Chefs, aber sie erfüllen trotzdem eine sehr verantwortungsvolle und wichtige Rolle im Unternehmen. Hans Lang, Autor des Ratgebers „Der Vorstandsassistent“ bringt es auf den Punkt:

„Der Vorstandsassistent macht alles, was der Vorstandsvorsitzende nicht machen will und was die Vorstandssektretärin nicht machen kann.“

Mit der Besetzung von Assistentenstellen wird auch der Nachwuchs gefördert und gesichert. Denn wer nicht ewig auf diesem Posten sitzen bleiben möchte, sondern Karriere machen will, der wird vielleicht ins obere Management aufsteigen und selbst irgendwann einmal ein Unternehmen leiten. Ein Beispiel dafür ist der Ex-Metro-Chef Dr. Eckhard Cordes. Er stieg bei Daimler als Assistent des Sindelfinger Werkleiters ein.

Warum Assistenten für den Chef unentbehrlich sind

Geschäftsführer oder Vorstandsvorsitzende brauchen Assistenten zur Zeitersparnis und Vorarbeit sowie als Hilfe für strategische Entscheidungen. Intern wie extern sollten sie mit Geschick, Freundlichkeit, Verbindlichkeit und bei Bedarf auch mit Nachdruck die Interessen des Unternehmens vertreten.

Der Assistent ist oft die einzige Person, mit dem der Chef über seine Unsicherheiten reden kann. Dieses Mitteilen hat für ihn eine Reinigungsfunktion: „Jetzt ist es raus, endlich kann ich das einmal jemandem sagen!“ Das ist schon von großer Bedeutung für den Chef, auch wenn damit noch keine Lösung gefunden ist. Der Assistent muss damit umgehen und zuhören können. Seine wichtigen Funktionen sind:

• Nach dem Zuhören folgt der nächste Schritt: Er gibt seine Meinung ab. Die meisten Chefs legen sehr viel Wert auf das Feedback ihrer Assistenten. Der Assistent gibt vielseitige Unterstützung und dient auch als Ideengeber.
• Er ist Vermittler zwischen verschiedenen Hierarchien und sollte die Stimmungen im Betrieb wahrnehmen, um sie dann dem Chef mitzuteilen.
• Die Filterfunktion des Assistenten dient dazu, nicht jeden mit seinen Problemen gleich zum Chef zu lassen. Es liegt in der Verantwortung jedes Assistenten zu entscheiden, wer wann mit dem Chef reden darf.
• In vielen Fällen übernimmt der Assistent auch die Urlaubsvertretung für den Chef. Und auch an die Termine erinnert der Assistent. Sogar an private wie den Hochzeitstag.

Aufgaben und die daraus resultierenden Anforderungen an den Assistenten

Die Assistenten übernehmen heute immer mehr die Rolle des Co-Managers, weil sie mehr Verantwortung tragen und eigene Aufgaben wahrnehmen. Sie organisieren Teamevents, Weiterbildungs- oder Ausbildungsprogramme und andere Projekte, die früher noch ihr Vorgesetzter erledigt hat. Das wertet die Position der Assistenten auf und macht sie zu Allroundtalenten im Büro.

Da sie direkt mit den mächtigsten Menschen im Unternehmen zu tun haben, werden hohe Anforderungen an sie gestellt. Kein Mitarbeiter kommt so nah an die Führungsspitze heran wie sie. Die wichtigsten Eigenschaften sind in einer solchen Position Loyalität und Diskretion. Angesichts ihrer Stellung ist es selbstverständlich, dass es sich hierbei um eine absolute Vertrauensposition handelt.

Die Assistenten bereiten zum Beispiel Reden des Vorstands sowie Aufsichtsrats- und Gremiensitzungen vor. Sie bearbeiten vertrauliche, teils auch delikate Personalangelegenheiten, die aus bestimmten Gründen nicht in der Personalabteilung des Unternehmens bearbeitet werden sollen.

Die Assistenten arbeiten aktiv und gestaltend in zukunftsweisenden und weichenstellenden Projekten mit, die die Unternehmensstruktur betreffen. Auch für die Revision bestimmter Vorgänge sind sie verantwortlich.

Im Verhältnis zu ihrem Chef können sie verschiedene Rollen einnehmen. Dabei bestimmt der Vorgesetzte, wie er seinen Assistenten gerade sieht und anspricht:

• Der Geschäftsführer oder Vorstand seinen Assistenten,
• der persönliche Vorgesetzte seinen Mitarbeiter,
• der Mensch den Menschen,
• der Ratsuchende den Fachmann oder
• der Erfahrene den Schüler.

Die Qualifikation eines Assistenten

Ein gut qualifizierter Assistent muss in der Lage sein, ein anspruchsvolles Sekretariat selbstständig und souverän zu managen. Dazu gehört auch die Postbearbeitung. Er muss die Post für den Unternehmensleiter vorsortieren und in Prioritäten einteilen. Weiterhin sollte der Assistent jeweils das Wichtigste kurz zusammenfassen können, damit der Chef nicht jedes Schriftstück komplett durchlesen muss.

Wenn Assistenten sich nicht mit der Postbearbeitung abgeben möchten, weil es eine anspruchslose Tätigkeit ist, sollten sie sich über Folgendes klar werden:

• Der Assistent persönlich – nicht etwa eine Führungskraft – hat diese Aufgabe direkt vom Vorsitzenden erhalten.
• Er ist der „Kümmerer“ und dafür verantwortlich, die Informationen zu beschaffen, Unteraufträge zu veranlassen und so weiter.
• Er hat unternehmerische Freiheit. Der Chef hat nichts vorgeschrieben, sondern baut auf seine Intelligenz.

Mehrsprachigkeit ist auch eine Voraussetzung, die der Assistent oft erfüllen muss – sowohl schriftlich als auch mündlich. Tipp für Assistenten: Lesen Sie täglich ein bis zwei internationale fremdsprachige Zeitungen oder Zeitschriften. Das hält den Wortschatz frisch. Der Nebeneffekt: Sie bleiben auf dem Laufenden, was das internationale Wirtschaftsleben betrifft.

Erfahrungen in Mitarbeiterführung sind in größeren Sekretariaten des Vorstands unerlässlich, da der Assistent des Vorstands häufig von weiteren Mitarbeitern mit Sachbearbeitungsfunktion in bestimmten Aufgabenbereichen unterstützt wird.

Als Soft Skills sollten Assistenten von Führungskräften über ein ausgeprägtes Zahlenverständnis und eine überdurchschnittliche Analysefähigkeit verfügen, da sie auch Geschäftsberichte mit Geschäftszahlen für den Vorstand oder Geschäftsführer im Vorfeld analysieren müssen. Darüber hinaus sollten sie außerordentliche Einsatzbereitschaft mitbringen und sich mit dem Unternehmen und den Verantwortlichen identifizieren können. Die Bereitschaft zu Überstunden darf auch keinesfalls fehlen. Des Weiteren sind gute Umgangsformen wie Höflichkeit, gutes Benehmen unverzichtbare Voraussetzungen.

Der Großteil der Assistenten ist also zufrieden. Sollte es dennoch einmal Probleme in der Zusammenarbeit geben, hier ein paar Tipps, wie Sie diese lösen können:

• Widerruf bereits getroffener Entscheidungen: Besprechen Sie alle wichtigen Projekte frühzeitig. Dann haben Sie genügend Zeit, auf geänderte Entscheidungen zu reagieren.
• Seltenes Lob: Bitten Sie Ihren Chef, ein Feedbackgespräch mit Ihnen zu führen.
• Druck wird nach unten weitergegeben: Läuft das Geschäft schlecht, steigt der Druck des Chefs. Dieser gibt die Belastung oft an die Assistenten weiter. Auch hier hilft ein klärendes Gespräch. Aber beachten Sie dabei die Gesprächsregeln.
• Verhalten des Chefs: Ihr Chef verhält sich seltsam. Versuchen Sie sich in die Position Ihres Chefs und die aktuelle Situation zu versetzen. Wenn Sie dann sein Verhalten immer noch nicht verstehen oder einordnen können, dann ist es eben so. Aber das Beste in dieser Situation: Belasten Sie ihn nicht mit weiteren Problemen. Seien Sie eine Entlastung, indem Sie ihm so viel wie möglich abnehmen.

Wie wird man eigentlich Assistent und welche Karriereaussichten gibt es?

Eine klassische Berufsausbildung zum Assistenten der Geschäftsführung gibt es nicht. Eine gute Grundlage ist beispielsweise eine kaufmännische Ausbildung. Danach ein betriebswirtschaftliches oder juristisches Studium oder eine Weiterbildung je nach Branche.

Durch mehrjährige Tätigkeit in einem Unternehmen und auffallend gute Leistungen kann man es jedoch auch bis ins Vorzimmer des Vorstands schaffen. Doch die Konkurrenz schläft nicht. Die begehrten Jobs als Assistent sind meist nicht einfach zu bekommen, denn ein Einstiegsgehalt von bis zu 50.000 Euro im Jahr möchten viele haben.

Die passenden Stellen finden zukünftige Assistenten in Tageszeitungen wie der Frankfurter Allgemeinen Zeitung oder in Jobbörsen im Internet. Viele derartige Stellen werden aber oft betriebsintern besetzt, weshalb es zunächst schwer ist, in einem Unternehmen gleich mit der Position des Assistenten der Geschäftsleitung zu beginnen. Der Grund dafür ist, dass der zukünftige Assistent sich bestens mit dem Unternehmen und den Strukturen auskennen muss. Um richtiges Insider-Wissen aufzubauen, sollte ein Mitarbeiter bereits zwei bis drei Jahre im Unternehmen beschäftigt gewesen sein. Ein guter Einstieg ist zum Beispiel ein Trainee-Programm, in dem junge Absolventen verschiedene Abteilungen durchlaufen.

Wer sich allerdings eine Anstellung ergattern konnte, für den sind die Karriereperspektiven jedenfalls hervorragend. Denn niemand lernt mehr über Unternehmensführung als der direkte Assistent der Unternehmensleitung, der in die strategischen Entscheidungen einbezogen wird. Dies sind die besten Voraussetzungen, selbst zum Geschäftsführer befördert zu werden oder zumindest in eine Führungsposition. Schon bei der Personalauswahl werden die meisten Assistenten daraufhin überprüft, ob sie Potenzial für eine Führungsaufgabe haben. Wer sich durch eigene Projekte profiliert, kann bereits nach zwei bis drei Jahren in eine verantwortungsvolle Position im Unternehmen aufsteigen.

Außerdem knüpft der Assistent viele Kontakte zu den Mitarbeitern in anderen Abteilungen im Unternehmen und kann dadurch entsprechend schnell Netzwerke aufbauen, was der Karriere sehr förderlich ist.

Assistenten sind krisenfester als andere

Einer weiteren Studie von OfficeTeam Interim zufolge waren die deutschen Fachkräfte im Büro- und Assistenzbereich wenig von der Finanz- und Wirtschaftskrise 2009 betroffen. Es wurden insgesamt 2.857 Co-Manager in sieben Ländern befragt. Viele Assistenten sahen sich in ihrem Arbeitsumfeld nicht direkt durch die wirtschaftliche Situation beeinflusst. 45 Prozent der Befragten in Deutschland gaben an, die Auswirkungen des angeschlagenen Finanzsystems selbst nicht zu spüren. Diejenigen, die Veränderungen bemerkten, beklagten sich in erster Linie über:

• Stress (28 Prozent),
• Motivationsverlust (18 Prozent) und
• Überstunden (14 Prozent).

Doch trotz der wenig spürbaren Konsequenzen der damaligen Wirtschaftslage denken deutsche Office-Fachkräfte zukunftsorientiert und treffen Vorsorgemaßnahmen. Viele Assistenten sichern sich ab: 35 Prozent der Befragten gaben an, Weiterbildungsprogramme in Anspruch zu nehmen oder an Schulungen teilzunehmen und sich so vor möglichen Rezessionsfalle zu schützen. Karl-Joachim Brand, Business Director bei OfficeTeam Interim, erläutert die Ergebnisse der Studie so:

„Die Krise ist für viele Assistenten glücklicherweise noch nicht präsent. Trotzdem bereiten sie sich auf den Ernstfall vor und investieren in ihre Weiterbildung. Diese ist mehr denn je ein wichtiges Entscheidungskriterium in Personalfragen und nicht nur ein Benefit wie in wirtschaftlich stabilen Zeiten. Fachliche Qualifikation hat für Personaler absolute Priorität und der Bedarf an Fachkräften wird auch in Zukunft weiter steigen.“

In diesem Sinne: Bleiben Sie am Ball und nutzen Sie die Möglichkeiten zur Weiterbildung. Denn das lohnt sich gerade in wirtschaftlich guten Zeiten.

Der wirtschaftliche Aufschwung 2011 kommt da gerade richtig: 45 Prozent der deutschen Arbeitgeber wollen neue Mitarbeiter im administrativen Bereich einstellen. Das ist ein Ergebnis des aktuellen Administrative Hiring Index, für den OfficeTeam 2011 über 1.200 Personalmanager in elf Ländern befragte. Um die Karrieremöglichkeiten von Assistenzkräften steht es momentan also gut: 83 Prozent der Befragten haben Schwierigkeiten, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Besonders Personal Assistants, die Assistenten für das Management, sind rar.

Quellen und weiterführende Informationen

• Hans R. Lang: Der Vorstandsassistent – Aufgaben und Karrierechancen, 2005
• OfficeTeam Interim: Studie zum Berufsalltag europäischer Personal Assistants und Office-Fachkräfte, 2007
• OfficeTeam Interim: Jobs für Assistenten zu vergeben, 2011
• Helping Headhunters: Assistentin des Vorstands
• E-Book: Der Hobsons 2007/2008
• Schlecht fürs Betriebsklima: Vorgesetzte geben Druck häufig nach unten weiter
• Gesprächsregeln: Verhaltensweisen bei Konfliktgesprächen

Management-Handbuch:

• Feedback: Regeln und Methoden für die motivierende Rückmeldung an Mitarbeiter

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